Khi đặt sản xuất merchandise, MOQ là một trong những thông tin doanh nghiệp cần xác định ngay từ đầu. Tuy nhiên, MOQ không phải lúc nào cũng giống nhau giữa các sản phẩm và xưởng sản xuất. Hiểu đúng về MOQ giúp doanh nghiệp chủ động ngân sách, lựa chọn số lượng phù hợp và hạn chế phát sinh trong quá trình sản xuất.

Bố cục nhiều sản phẩm merchandise mẫu của BBN: áo, tote, bandana, magnet, mũ.

MOQ MERCHANDISE LÀ GÌ?

MOQ là gì và vì sao doanh nghiệp cần quan tâm?

MOQ là viết tắt của Minimum Order Quantity, nghĩa là số lượng đặt hàng tối thiểu mà nhà sản xuất có thể tiếp nhận cho một sản phẩm hoặc một đơn hàng cụ thể. Trong lĩnh vực merchandise, MOQ không chỉ đơn giản là “phải đặt tối thiểu bao nhiêu sản phẩm”, mà còn liên quan đến chất liệu, công nghệ sản xuất, khuôn mẫu, kỹ thuật in, kỹ thuật may và khả năng vận hành của từng xưởng.

Ví dụ, một đơn hàng áo có thể yêu cầu số lượng tối thiểu khác với magnet, bandana hoặc tote bag. Ngay cả cùng một sản phẩm, MOQ cũng có thể thay đổi nếu doanh nghiệp sử dụng nhiều màu, nhiều kích thước hoặc yêu cầu thiết kế riêng. Vì vậy, trước khi gửi artwork hoặc yêu cầu báo giá, doanh nghiệp nên xác định rõ số lượng dự kiến, mục đích sử dụng và thời gian cần hàng. Điều này giúp xưởng tư vấn phương án sản xuất phù hợp hơn thay vì chỉ báo một mức MOQ cố định.

MOQ có giống nhau giữa các loại merchandise không?

Không. MOQ phụ thuộc khá nhiều vào đặc điểm của từng sản phẩm và phương pháp sản xuất. Những sản phẩm cần làm khuôn, tạo hình hoặc xử lý nhiều công đoạn thường có yêu cầu số lượng khác với các sản phẩm có thể sản xuất trực tiếp trên chất liệu có sẵn.

Chẳng hạn, với magnet, các yếu tố như chất liệu PVC, acrylic, polyresin, khuôn và kỹ thuật tạo hình có thể ảnh hưởng đến số lượng tối thiểu. Vì vậy, không nên lấy MOQ của một sản phẩm để áp dụng cho toàn bộ merchandise. Khi lập kế hoạch, doanh nghiệp nên hỏi xưởng MOQ theo từng sản phẩm và từng phương án sản xuất để có con số chính xác hơn.

Những yếu tố quyết định MOQ của một đơn hàng

MOQ thường được hình thành từ nhiều yếu tố thay vì chỉ phụ thuộc vào số lượng mà khách hàng mong muốn. Trong đó, chất liệu và phương pháp sản xuất là hai yếu tố quan trọng.

Nếu sản phẩm sử dụng chất liệu có sẵn và quy trình sản xuất đơn giản, xưởng có thể linh hoạt hơn về số lượng. Ngược lại, những sản phẩm cần tạo khuôn riêng, pha màu riêng hoặc chuẩn bị nguyên vật liệu đặc thù thường cần số lượng nhất định để tối ưu chi phí đầu vào.

Ngoài ra, artwork cũng có thể ảnh hưởng đến MOQ. Một đơn hàng có nhiều biến thể thiết kế, nhiều màu hoặc nhiều quy cách khác nhau sẽ phức tạp hơn so với đơn hàng chỉ sử dụng một thiết kế đồng nhất. Timeline cũng cần được xem xét: đơn hàng gấp có thể cần phương án sản xuất khác với đơn hàng có thời gian chuẩn bị dài.

Do đó, MOQ nên được xem xét cùng với chất liệu – kỹ thuật – thiết kế - biến thể – số lượng – thời gian giao hàng, thay vì chỉ nhìn vào một con số.

CÁCH XÁC ĐỊNH SỐ LƯỢNG MERCHANDISE PHÙ HỢP

Đặt merchandise cho sự kiện: nên tính số lượng như thế nào?

Đối với merchandise sự kiện, số lượng không nên chỉ tính dựa trên số người tham dự. Doanh nghiệp cần xác định merchandise được sử dụng để tặng, bán, phát trong activation hay làm quà cho khách mời.

Ví dụ, nếu một sự kiện có 500 người tham dự và merchandise được phát cho toàn bộ khách, số lượng sản xuất sẽ khác với trường hợp merchandise chỉ dành cho khách VIP hoặc được bán tại khu vực booth. Ngoài số lượng dự kiến sử dụng, doanh nghiệp cũng nên có một phần sản phẩm dự phòng để xử lý các trường hợp phát sinh như lỗi sản phẩm, thay đổi số lượng khách hoặc nhu cầu bổ sung tại sự kiện.

Một cách tiếp cận thực tế là xác định:

Số lượng dự kiến sử dụng + số lượng dự phòng = số lượng sản xuất

Tỷ lệ dự phòng không nên áp dụng máy móc cho mọi dự án mà cần dựa trên tính chất sự kiện, giá trị sản phẩm và khả năng sản xuất bổ sung.

 Set merchandise được chuẩn bị cho sự kiện doanh nghiệp.

Đặt merchandise làm quà tặng doanh nghiệp: cần cân đối số lượng ra sao?

Với quà tặng doanh nghiệp, số lượng thường được xác định dựa trên đối tượng nhận quà và mục đích sử dụng, thay vì số lượng nhân sự tổng thể của công ty. Doanh nghiệp có thể chia nhóm người nhận thành khách hàng, đối tác, nhân viên, khách VIP hoặc người tham gia chương trình.

Việc chia nhóm ngay từ đầu giúp hạn chế tình trạng đặt quá nhiều một sản phẩm nhưng không sử dụng hết. Ví dụ, một bộ quà dành cho khách VIP có thể cần số lượng nhỏ nhưng yêu cầu hoàn thiện cao hơn, trong khi merchandise dành cho sự kiện nội bộ có thể cần số lượng lớn và ưu tiên tính đồng bộ.

Ngoài số lượng người nhận, doanh nghiệp nên cân nhắc khả năng tái sử dụng merchandise trong các hoạt động khác. Một thiết kế có thể sử dụng xuyên suốt nhiều sự kiện sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc sản xuất và phân bổ số lượng.

Đặt merchandise để bán: cần tính thêm yếu tố nào?

Khi merchandise được sản xuất với mục đích bán, cách tính số lượng cần khác với sản phẩm dùng để tặng. Doanh nghiệp cần dựa trên dự báo nhu cầu, thời gian bán hàng, giá thành và khả năng tái sản xuất.

Nếu đây là sản phẩm mới, việc sản xuất một số lượng vừa phải ở đợt đầu có thể giúp doanh nghiệp kiểm tra phản ứng của thị trường trước khi mở rộng. Ngược lại, với sản phẩm đã có dữ liệu bán hàng ổn định, doanh nghiệp có thể dựa vào tốc độ tiêu thụ trước đó để lập kế hoạch.

Đặc biệt, cần phân biệt giữa MOQ của xưởng và số lượng doanh nghiệp thực sự nên sản xuất. MOQ chỉ cho biết ngưỡng tối thiểu mà xưởng có thể nhận đơn; nó không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp bắt buộc phải sản xuất càng nhiều càng tốt. Số lượng hợp lý phải cân bằng giữa nhu cầu thực tế, ngân sách và khả năng lưu kho.

Các sản phẩm merchandise bán lẻ được đóng gói và chuẩn bị bán.

MOQ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CHI PHÍ NHƯ THẾ NÀO?

Vì sao số lượng lớn thường giúp tối ưu giá thành?

Trong sản xuất, một số chi phí được phát sinh ngay từ đầu bất kể số lượng sản phẩm là bao nhiêu. Ví dụ có thể bao gồm chi phí chuẩn bị artwork, setup máy, khuôn, nguyên vật liệu hoặc các công đoạn chuẩn bị sản xuất.

Khi những chi phí này được phân bổ trên số lượng sản phẩm lớn hơn, chi phí tính trên từng sản phẩm có thể được tối ưu hơn. Đây là lý do cùng một thiết kế nhưng đơn hàng 100 sản phẩm và 1.000 sản phẩm có thể có đơn giá khác nhau.

Tuy nhiên, không nên hiểu rằng cứ tăng số lượng là chắc chắn tiết kiệm. Nếu doanh nghiệp sản xuất vượt xa nhu cầu thực tế, phần chi phí lưu kho và hàng tồn có thể làm mất đi lợi ích từ đơn giá thấp hơn. Vì vậy, mục tiêu không phải là đặt số lượng lớn nhất mà là tìm được mức số lượng phù hợp với nhu cầu và ngân sách.

MOQ thấp có phải lúc nào cũng tốt hơn?

Không nhất thiết. MOQ thấp mang lại sự linh hoạt, đặc biệt với doanh nghiệp đang thử nghiệm sản phẩm hoặc có nhu cầu số lượng nhỏ. Tuy nhiên, đơn hàng nhỏ có thể khiến chi phí setup và chi phí trên từng sản phẩm cao hơn.

Ngược lại, MOQ cao có thể giúp tối ưu giá thành trên mỗi sản phẩm nhưng yêu cầu doanh nghiệp có kế hoạch sử dụng hoặc bán hàng rõ ràng. Nếu không tính toán kỹ, hàng tồn kho có thể trở thành một khoản chi phí đáng kể.

Vì vậy, khi so sánh các phương án sản xuất, doanh nghiệp không nên chỉ hỏi:

“MOQ thấp nhất là bao nhiêu?”

Mà nên xem xét đồng thời:

• MOQ
• Đơn giá
• Chi phí setup
• Thời gian sản xuất
• Chất liệu
• Chất lượng thành phẩm
• Khả năng tái sản xuất
• Chi phí lưu kho

Đây mới là cơ sở để lựa chọn phương án phù hợp.

CHECKLIST TRƯỚC KHI GỬI YÊU CẦU SẢN XUẤT

7 thông tin nên chuẩn bị trước khi hỏi MOQ

Để xưởng có thể tư vấn chính xác hơn, doanh nghiệp nên chuẩn bị một số thông tin cơ bản trước khi gửi yêu cầu:

1. Sản phẩm cần sản xuất
   Ví dụ: áo, bandana, túi tote, magnet hít tủ lạnh, mũ, vớ, tag vali...
2. Số lượng dự kiến
   Có thể đưa ra khoảng dự kiến nếu chưa có con số chính xác.
3. Artwork
   Cung cấp thiết kế final
4. Chất liệu mong muốn
   Nếu chưa chắc chắn, có thể để BBN tư vấn.
5. Kích thước / quy cách
   Đặc biệt quan trọng với sản phẩm may, in và sản phẩm tạo hình.
6. Thời gian cần hàng
   Timeline giúp xưởng xác định phương án sản xuất phù hợp.
7. Mục đích sử dụng
   Event, corporate gift, bán lẻ, concert, campaign...

Càng đầy đủ thông tin, quá trình báo giá và tư vấn MOQ càng nhanh, đồng thời hạn chế việc phải điều chỉnh phương án sau khi đã bắt đầu sản xuất.

Checklist brief sản xuất merchandise.

MOQ là một trong những yếu tố quan trọng khi lên kế hoạch sản xuất merchandise, nhưng không nên xem đây là con số độc lập. Số lượng phù hợp cần được xác định dựa trên loại sản phẩm, chất liệu, kỹ thuật sản xuất, mục đích sử dụng, ngân sách và thời gian cần hàng.

Thay vì chỉ tìm mức MOQ thấp nhất, doanh nghiệp nên tìm phương án sản xuất cân bằng giữa số lượng – đơn giá – chất lượng – tiến độ và nhu cầu thực tế. Khi brief được chuẩn bị đầy đủ, xưởng sản xuất cũng có cơ sở để tư vấn phương án phù hợp hơn.